Wyjaśniamy różnicę między kartą zgonu a aktem zgonu, kto je wydaje, kiedy są potrzebne i jak przejść formalności spokojnie krok po kroku.
Utrata bliskiej osoby to moment, w którym trudno skupić się na formalnościach. A jednak – kilka dokumentów trzeba mieć szybko pod ręką, by móc zorganizować pochówek i spokojnie przejść przez sprawy urzędowe. Dwa pojęcia często się mylą: karta zgonu i akt zgonu (a właściwie: odpis aktu zgonu). Poniżej porządkujemy różnice i wyjaśniamy, do czego każdy z tych dokumentów służy.
Najkrócej: czym jest karta zgonu, a czym akt zgonu?
Karta zgonu to dokument wystawiany po stwierdzeniu zgonu. Jest potrzebna, żeby zgłosić zgon w urzędzie stanu cywilnego (USC) i rozpocząć formalności związane z pochówkiem. Kartę zgonu może wystawić m.in. lekarz albo kierownik zespołu ratownictwa medycznego (zgodnie z obowiązującymi zasadami).
Akt zgonu to urzędowy zapis (rejestracja) zgonu w USC. Rodzina najczęściej posługuje się w praktyce nie samym „aktem” (bo on pozostaje w rejestrze), tylko odpisem aktu zgonu – czyli urzędowym dokumentem wydanym na podstawie aktu. Po zgłoszeniu zgonu USC sporządza akt zgonu, zwykle w dniu zgłoszenia, i wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony.
Do czego potrzebna jest karta zgonu?
Odpis aktu zgonu jest potrzebny do dalszych spraw po pogrzebie i do formalności finansowo-urzędowych, np. w kontaktach z instytucjami. To właśnie odpis aktu zgonu jest najczęściej wymagany, kiedy trzeba:
załatwić sprawy w banku (konto, produkty finansowe),
uporządkować świadczenia i sprawy w ZUS/US,
rozpocząć sprawy spadkowe (np. u notariusza lub w sądzie),
wyjaśnić kwestie ubezpieczeniowe.
Urzędowo możesz uzyskać odpis:
skrócony,
zupełny,
wielojęzyczny skrócony (przydatny za granicą).
Kto wydaje kartę zgonu, a kto wydaje akt zgonu?
Kto wystawia kartę zgonu?
Kartę zgonu wystawia osoba uprawniona po stwierdzeniu zgonu – co do zasady lekarz albo kierownik zespołu ratownictwa medycznego.
To dokument medyczny, więc pojawia się „najpierw” – zanim zgon zostanie zarejestrowany w urzędzie.
Kto sporządza akt zgonu?
Akt zgonu sporządza kierownik USC po zgłoszeniu zgonu. Zwykle dzieje się to w dniu zgłoszenia.
Kiedy i gdzie zgłasza się zgon: terminy i dokumenty
Żeby USC mógł sporządzić akt zgonu, trzeba zgłosić zgon. Zasadnicze terminy są następujące:
do 3 dni od dnia wystawienia karty zgonu,
do 24 godzin od chwili zgonu, jeśli zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej.
Co przygotować do USC?
kartę zgonu (od osoby, która stwierdziła zgon),
dowód osobisty osoby zmarłej,
swój dokument tożsamości.
Odpis aktu zgonu: jaki wybrać i ile kopii wziąć?
Odpis skrócony czy zupełny?
Odpis skrócony pokazuje aktualną treść aktu (uwzględnia ewentualne zmiany).
Odpis zupełny zawiera pełniejszą treść — jest „dokładniejszym” odtworzeniem wpisów z aktu wraz z późniejszymi adnotacjami.
W praktyce: większość spraw „codziennych” załatwia się odpisem skróconym, a zupełny bywa potrzebny w bardziej formalnych lub specyficznych postępowaniach.
Ile odpisów warto mieć?
To zależy od liczby spraw do załatwienia. Często przydaje się kilka egzemplarzy, bo różne instytucje proszą o dokument w różnych momentach. Warto pamiętać, że:
po rejestracji zdarzenia urząd wydaje jeden bezpłatny odpis skrócony,
za kolejne odpisy zwykle obowiązuje opłata skarbowa (np. 22 zł za skrócony i 33 zł za zupełny, a wielojęzyczny skrócony jest rozliczany jak skrócony).
Są też sytuacje, w których odpis może być zwolniony z opłaty (zależnie od celu i podstawy prawnej).
Najczęstsze nieporozumienie: „mam akt zgonu” vs „mam kartę zgonu”
W rozmowach często pada zdanie: „Mamy już akt zgonu”, kiedy w rzeczywistości rodzina ma kartę zgonu (od lekarza). To ważne rozróżnienie:
karta zgonu → potrzebna, by zgłosić zgon w USC,
odpis aktu zgonu → dostajesz po zgłoszeniu i to nim załatwiasz większość spraw urzędowych.
Jeśli coś utknęło, zwykle problemem jest brak jednego z tych dwóch dokumentów albo pomylenie kolejności kroków.
Checklista na koniec: karta zgonu i akt zgonu krok po kroku
Od razu / jak najszybciej:
uzyskaj kartę zgonu od osoby stwierdzającej zgon,
zabezpiecz dokumenty (m.in. dowód osobisty zmarłej osoby).
W ciągu najbliższych dni:
zgłoś zgon w USC właściwym dla miejsca zgonu – zwykle do 3 dni od wystawienia karty zgonu (a w szczególnych przypadkach szybciej).
odbierz odpis aktu zgonu (co do zasady urząd wyda jeden bezpłatny skrócony).
W kolejnych dniach / tygodniach:
w razie potrzeby zamów kolejne odpisy (skrócone/zupełne/wielojęzyczne) – w zależności od spraw, które trzeba uporządkować.
Jeśli potrzebujesz pomocy w formalnościach i organizacji ceremonii, Złotowski Dom Pogrzebowy (ZDP) jest dostępny 24/7.
Adres: pl. Kościuszki 5, 77-400 Złotów